Jak zautomatyzować procesy biznesowe

Automatyzacja rzadko zaczyna się od narzędzi. Zaczyna się od odpowiedzi na proste pytanie: które czynności powtarzają się w firmie co tydzień i pochłaniają czas, który mógłby iść na sprzedaż. Dopiero potem warto rozmawiać o technologii.

Zacznij od jednego procesu, nie od całej firmy

Najskuteczniej działa wybór jednego procesu, który spełnia trzy warunki: powtarza się często, ma wyraźny początek i koniec oraz da się opisać krok po kroku. Taki proces zwykle zajmuje kilka godzin tygodniowo, a efekt jego automatyzacji widać już w pierwszym miesiącu.

Zanim cokolwiek powstanie, rozpisz obecny przebieg na kartce. Jeżeli nie da się go opisać, to znaczy, że proces jeszcze nie istnieje i jest zbiorem nawyków. To ważny sygnał, bo zautomatyzowany bałagan pozostaje bałaganem, tyle że szybszym.

Trzy miejsca, w których zwrot przychodzi najszybciej

• Obsługa zapytań. Zgłoszenie z formularza trafia od razu do bazy, na powiadomienie i do osoby odpowiedzialnej. Nikt nie przepisuje danych ręcznie, a czas reakcji skraca się do minut.
• Dokumenty. Faktury, umowy i protokoły powstają z szablonu, a potem same wędrują na właściwy dysk i do księgowości, bez pośrednictwa skrzynki mailowej.
• Raporty. Liczby zbierają się same i przychodzą o ustalonej godzinie, zamiast być składane ręcznie na koniec miesiąca.

Po czym poznać, że automatyzacja naprawdę działa

Dobra automatyzacja jest niewidoczna. Nie trzeba o niej pamiętać, nie potrzebuje osoby, która uruchamia ją co rano, i sama się odzywa, kiedy coś pójdzie inaczej, niż powinno. Jeżeli po wdrożeniu ktoś nadal codziennie sprawdza, czy zadziałała, zadanie nie zostało jeszcze dokończone.

Warto też od początku ustalić jedną liczbę, która ma się poprawić: godziny pracy, czas reakcji albo liczbę pomyłek. Bez niej trudno ocenić, czy zmiana przyniosła efekt, czy tylko wrażenie nowoczesności.

Od czego zacząć u siebie

Wybierz czynność, która w tym tygodniu zirytowała Cię najbardziej, i policz, ile razy się powtórzyła. Jeżeli wyszło więcej niż pięć, masz już pierwszego kandydata do automatyzacji.

Chcesz sprawdzić, który proces w Twojej firmie zwróci się najszybciej? Napisz do nas przez formularz kontaktowy, a rozłożymy go razem na czynniki pierwsze.